Benutzerhandbuch

Einführung

Das Programm Personal Finances ist für die Steuerung persönlicher Ausgaben und Einnahmen gedacht. Es hilft Ihnen Ihre Finanzen zu kontrollieren d.h. zu verstehen, wohin Ihr Geld fließt und besonders "große" Ausgabeposten zu ermitteln und die unnötigen Ausgaben merklich zu reduzieren. Das Programm erfordert einen minimalen Zeitaufwand für die Buchführung und ist für Neulinge hinreichend einfach aufgebaut. Darüber hinaus bietet es einen großen Funktionsreichtum für fortgeschrittene Benutzer.

Kategorien

Die grundsätzliche Idee des Programms besteht darin, dass die Ausgaben (und Einnahmen) in Kategorien eingeteilt werden. So kann man direkt sehen, zu welchem Zweck und in welchen Mengen das Geld ausgegeben wird. Das System der Kategorien ist zweigartig aufgebaut und ist in der Anzahl der "Zweige" nicht begrenzt - alle Kategorien können Unterkategorien haben, diese können dann weitere Unterkategorien haben und so weiter. Darüber hinaus kann man die Ausgaben (und die Einnahmen) zwischen den Familienmitgliedern aufteilen und diesen dann spezielle Kennzeichnungen zuweisen. Auf diese Weise kann man leicht alle Geldbewegungen bewerten - vom groben Bild bis zu den kleinsten Details.

Buchungen

Der Schlüsselbegriff im Programm ist "die Buchung" - Ausgaben, Einnahmen oder eine Umbuchung von einem Konto auf ein anderes. Die Buchungen werden nach Kategorien getrennt und müssen zu einem Konto (oder zwei im Falle einer Umbuchung) gehören

Konten

Das Konto im Programm ist ein Abbild sowohl ihres realen Kontos in der Bank, als auch ihrer Kreditkarten, Bargeld, Taschengeld für die Kinder und so weiter. Das Programm ermöglicht es, eine unbegrenzte Anzahl von Konten erstellen. Man kann Buchungen ansehen, die einem Konto angehören, nach Kategorien, familienmitgliedern und Kennzeichnungen getrennt sind. Man kann ein Budget für jedes Konto einstellen. Das Budget ermöglicht es Ihnen, die Ausgaben zu kontrollieren und die eingestellten Grenzen nicht zu überschreiten Jedem Konto muss eine Währung zugewiesen werden. Die Liste der Währungen kann man bearbeiten, neue Währungen hinzufügen und die Wechselkurse einstellen.

Einige nützliche Funktionen

Um die Arbeit mit dem Programm zu vereinfachen und die Zeit des Nutzers zu sparen existieren einige nützliche Werkzeuge:

• Die Funktioen "Schnellbuchung" hilft oft wiederkehrende Buchungen einzugeben, ohne alle Eingabefelder von neu ausfüllen zu müssen. Wählen Sie einfach die Buchung aus der Liste aus, korrigeren Sie, wenn nötig, beliebige Eigenschaften (Menge, Summe). Alle weiteren Eingabefelder werden automatisch ausgefüllt.
• Erstellen von Kopien. Jede Buchung kann man unter Berücksichtigung von Änderungen kopieren, die übrigen Eigenschaften bleiben identisch. Das funktioniert auch mit jeder Kategorie - wenn man eine Kategorie "kopiert", dann öffnet sich das Buchungsmenü, wo die benötigte Kategorie bereits ausgewählt ist.
• Autovervollständigung. Sie müssen den Namen der Buchung nicht jedes Mal neu eingeben - man kann aus einer Liste bereits exestirender Namen wählen oder die ersten Buchstaben eingeben und das Programm findet den richtigen Namen von alleine.
• Speichern des Datums der letzten Buchung erlaubt es, Buchungen in der Vergangenheit zu erstellen, ohne jedes Mal das Datum einzugeben

Start

Nach dem Start von Personal Finances öffnet sich das Hauptfenster des Programms. Hier sehen Sie alle wichtigen Informationen: Die Konten und das aktuelle Guthaben auf jedem Konto, die Liste der Buchungen, die zum ausgewählten Konto gehören und das eingestellte Zeitintervall.

Die wesentlichen Werkzeuge

• Buchungen - dies ist eine Liste, welche nach Kategorien, Kennzeichnungen usw. geordnet ist oder keine Anordnung besitzt.
• Der Planer - zeigt die Liste der geplanten Buchungen.
• Kalender - das ist eine handliche Ansicht der Daten mit einer Einteilung der Buchungen nach Tagen. Hier werden auch geplante Buchungen und das Restguthaben an jedem Tag in der Vergangenheit und das voraussichtliche Guthaben in der Zukunft angezeigt.
• Berichte - Grafiken und Diagramme, die anschaulich die momentane finanzielle Situation darstellen.

Die Schaltflächen in der rechten oberen Ecke steuern die Anzeige der Buchungen im Hauptfenster. Man kann die Gruppierung nach Kategorien, Kennzeichnungen, Familienmitgliedern und Buchungsnameneinschalten. Weiter unten befinden sich Schaltflächen für die Buchungen: Man kann eine neue Buchung erstellen, bestehende Buchnungen bearbeiten und entfernen.

Links befindet sich die Kontenliste. Mit einem Doppelklick kann man die Eigenschaften des Kontos verändern: Name, Kommentar, man kann das Guthaben einstellen und ein Icon auswählen. Im Dialog "Konten" kann man Konten hinzufügen und entfernen. Die Schaltfläche "Summe" zeigt die volle Liste der Buchungen an, unabhängig vom ausgewählten Konto.

Nützliche Ratschläge

Das Programm kann mit mehreren Datenbanken arbeiten. Jede von ihnen kann mit einem Passwort ausgestattet werden, um die Daten vor unbefugten Personen zu schützen. Es wird empfohlen regelmäßig Sicherheitskopien der Datenbank auf einem externen Datenträger (CD,USB-Stick usw.) zu erstellen, um die Daten im Falle eines Computerschadens nicht zu verlieren. Da die Datenbank sich in einer einzigen Datei befindet kann man es sehr leicht und schnell tun: Es reicht im Hauptmenü "Datei -> Speichern als" zu klicken.

Beim ersten Start des Programms öffnet sich automatisch die Demodatenbank. Sie ist schon zum Teil ausgefüllt - es gibt einige Konten, die Kategorien und die Ausgaben für einen Monat sind angegeben. Es wird empfohlen diese Demodatenbank etwas genauer zu untersuchen, seine eigenen Buchungen und Konten hinzuzufügen und einfach einige Schaltflächen auszuprobieren, um schneller zurechtzukommen und die Logik des Programms zu verstehen.